6 Tipps für eine bessere Rücklaufquote

Reduzieren Sie die Fragen und fragen Sie nur das, was Sie auch wirklich beantworten haben müssen.

Daher sollten Sie vor der Formulierung der Umfrage die Ziele der Umfrage so präzise wie möglich definieren. Steht das Ziel klar fest, kann viel einfacher sichergestellt werden, dass die einzelnen Fragen im Fragebogen auch zum Erreichen dieses Ziels beitragen.

 Verfolgen Sie mit einer Umfrage mehrere Ziele, empfiehlt es sich meist, die Umfrage aufzuteilen und zwei oder mehrere Umfragen mit etwas Zeit dazwischen zu versenden.

Kurze und präzise Umfragen erzielen eine bessere Rücklaufquote als lange und breit gefächerte Umfragen.

Versetzen Sie sich in die Lage der Umfrageteilnehmenden:

Auf einige prägnante Fragen, die für Sie relevant sind, zu antworten, ist viel überschaubarer als ein breit gefächerter Fragebogen mit vielen verschiedenen Themen.

Natürlich kann kein generell richtiger Zeitpunkt festgelegt werden, da dies je nach Umfrage, Art der Umfrage und Zielgruppe unterschiedlich ist.

Versetzen Sie sich erneut in die Lage der Umfrageteilnehmenden. Versuchen Sie, herauszufinden, wann Sie damit rechnen können, dass Umfrageteilnehmende eine Meinung zu dem in der Umfrage angeführten Thema haben.

Wenn Sie feststellen, dass dies erst in 14 Tagen der Fall sein wird, lohnt es sich, zu warten und die Aussendung der Fragebögen bis zu diesem Zeitpunkt zu verschieben.

Zusätzlicher Tipp: Wussten Sie, dass Sie mit Xact für all Ihre Umfragen Zeitpläne erstellen können? Das bedeutet, dass Sie die Umfragen vorbereiten und zum gewünschten Zeitpunkt automatisch versenden können. Lesen Sie hier mehr darüber.

Wenn ein Thema für Umfrageteilnehmende relevant und aktuell ist, erhalten Sie mehr und ausführlichere Antworten.

Wenn Ihre Fragen lang und komplex sind, ist das Risiko groß, dass Umfrageteilnehmende die Frage falsch verstehen, sie überspringen oder die Umfrage abbrechen.

Verwenden Sie Formulierungen, die für alle Umfrageteilnehmenden leicht verstanden werden.

Vermeiden Sie, wenn möglich, Fachausdrücke. Es ist ganz natürlich, dass man Fachsprache verwendet, ohne es selbst zu merken. In diesem Fall kann Feedback von der Zielgruppe dabei helfen, unnötige Fachausdrücke zu entfernen und Fragen zu finden, die Sinn machen und zielgerecht formuliert sind.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich häufig auch, die Umfrage von Kolleg:innen oder Bekannten, die in die Zielgruppe passen, testen zu lassen. Auf diese Weise können Sie die Reaktion der Personen auf die einzelnen Fragen beobachten.

Wenn Sie die Zielgruppe vor der Umfrage bereits kennen, haben Sie die Möglichkeit, herauszufinden, welche Medien die Zielgruppe nutzt.

Datensammlung und Umfragen können heutzutage auf viele Arten und an vielen Orten stattfinden. Beispielsweise per E Mail, SMS, digitaler Post, QR Code oder über die sozialen Medien. Und natürlich können Sie auch mehrere Medien gleichzeitig nutzen.

Wenn Sie die Umfrage auf einer Plattform anbieten, welche die Umfrageteilnehmenden nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre Nachricht sehen und sich Zeit für die Beantwortung nehmen, viel größer.

Können Sie die Umfrage beantworten, während sie im Zug zur Arbeit oder nach Hause fahren? Dann sollten die Umfrageteilnehmenden wahrscheinlich frühmorgens oder kurz nach Feierabend eine E Mail erhalten. Manchmal werden die E Mails direkt in Unternehmen verschickt. Hier empfiehlt sich die Aussendung vor der Mittagspause, um eine so hohe Rücklaufquote wie möglich zu erhalten.

Alle Methoden haben aber eines gemeinsam: Je mehr Möglichkeiten die Umfrageteilnehmenden für die Beantwortung der Fragebögen erhalten, desto eher werden sie auch antworten.

Überlegen Sie, ob nach der klassischen Einladungs-E Mail vielleicht eine Erinnerung per SMS versandt werden soll. Das Ergebnis wird Sie überraschen.

Antwortskalen müssen allerdings sehr vorsichtig eingesetzt werden.

Sicher kennen Sie die klassische Skala „Trifft völlig zu“ bis „Trifft überhaupt nicht zu“. Und das hat natürlich einen guten Grund. Sie zeichnet sich nämlich dadurch aus, dass sie leicht wiedererkannt und von Umfrageteilnehmenden gut verstanden wird.
Aber genau wie bei den Fragen ist es wichtig, dass Umfrageteilnehmende auch hier nicht verwirrt werden oder es zu Missverständnissen kommt.

Überlegen Sie daher die Wahl der Antwortskalen für Ihre Fragebögen sorgfältig. Wenn Sie nicht sicher sind, wie eine Antwortskala ankommt, empfiehlt es sich, stattdessen bekannte und erprobte Skalen zu verwenden.

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie Skalen und Begriffe einsetzen, die leicht erkannt und von fast allen gut verstanden werden.

Müssen Umfrageteilnehmende eine neue Skalaart oder eine sehr komplexe Skala für ihre Antworten verwenden, kann das für sie schwierig und zeitintensiv sein. So zeitintensiv, dass Personen eventuell sogar abbrechen.

Je weniger Zeit die Umfrageteilnehmenden dafür aufwenden müssen, Ihre Skalen zu verstehen, desto mehr Zeit bleibt für die sorgfältige Beantwortung der Fragen.

Nutzen Sie, wenn möglich, eine Skala mit einer ungeraden Anzahl an Antworten. Wenn man auf einer Skala genau „die Mitte“ anpeilt, ist das beinahe unmöglich, wenn diese eine gerade Anzahl an Antworten enthält.

Wenn Umfrageteilnehmende genau die Mitte auswählen möchten, dazu aber keine Möglichkeit erhalten, riskieren Sie die Beantwortung mit „Weiß nicht“, anstatt eine relevante Antwort zu erhalten. Oder noch schlimmer: Eine abgebrochene Beantwortung, weil die Umfrageteilnehmenden über die Skala verärgert sind und abbrechen.

Xact und Rambøll haben mehr als 30 Jahre Erfahrung mit allen Arten an Umfragen und der Bearbeitung von Daten für kleine, mittelgroße nationale und internationale Unternehmen sowie öffentliche Behörden und Regierungen.

Wenn Sie weitere Informationen brauchen und von unserer Erfahrung profitieren möchten, helfen wir Ihnen gerne.

Zu unseren Xact-Fragebogen- und Methodenkursen laden wir Sie recht herzlich ein.

Für Xact-Kund:innen sind diese Kurse kostenlos. Wir bieten Kurse sowohl für Einsteiger:innen als auch erfahrenes Umfrageadministrationspersonal, welche sich mit der Arbeit vor, während und nach Ihrer nächsten Umfrage beschäftigen.

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