6 Fragen für den Folgeprozess einer Befragung

• Wie können Sie also die Ergebnisse in einen konkreten Aktionsplan umwandeln, bei dem das gesamte gewonnene Wissen berücksichtigt und für praktische Maßnahmen herangezogen wird, sodass dies im Alltag der Mitarbeitenden eine entscheidende Verbesserung bringt?
• Welche Bereiche und Maßnahmen werden priorisiert?
• Welche Maßnahmen sind notwendig?
• Haben Sie eine Idee, wie es zu den Ergebnissen gekommen ist?
• Sind im Vergleich zur letzten Umfrage Fortschritte oder Verschlechterungen sichtbar?
• Warum/warum nicht?

Sie sind garantiert nicht die einzige Person, die sich die oben angeführten Fragen stellt.

Nur wenige können die Ergebnisse aus unterschiedlichen Umfragen selbst auswerten. Und ohne geeignete Anleitung und Hilfe besteht die Gefahr, dass Sie nicht optimal von der Umfrage profitieren.

Einige wenige Faktoren, die bei fast sämtlichen Umfragen und Datensammlungen gleich sind, gibt es aber.

Nachstehend die – unserer Meinung nach – wichtigsten sechs davon. Wenn Sie diese vor dem Erstellen eines Handlungsplans berücksichtigen, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Vergessen Sie die positiven Ergebnisse nicht.

Es ist leicht, sofort die negativen Ergebnisse zu identifizieren und näher zu betrachten. Das ist grundsätzlich einleuchtend, da die Umfrage normalerweise im Rahmen eines Entwicklungs- und Verbesserungsprozesses verwendet wird.

Die positiven Ergebnisse beinhalten jedoch wichtige Erfahrungen, die zur Stärkung anderer Bereiche verwendet werden können. Der Dialog über positive Ergebnisse ist auch wichtig, um zu motivieren und um eine positive Identität als Einheit/Organisation aufzubauen.

Zudem helfen Sie dabei, die Entwicklungsprozesse in anderen Bereichen zu verbessern.

Gibt es Ergebnisse, denen Sie oder andere Führungskräfte nicht zustimmen können oder in denen Sie sich selbst nicht wiedererkennen?

Es ist wichtig, besonders genau zu untersuchen, was das zu bedeuten hat.

Das Ziel ist nicht notwendigerweise, dass zwischen der jeweiligen Führungskraft und den Mitarbeitenden Einigkeit über die Bewertung erreicht wird. 

Sie sollten aber verstehen, warum die Mitarbeitenden so geantwortet haben. Das gilt für alle Ergebnisse, die Sie überraschen – ganz egal, ob diese eher positiv oder eher negativ sind. Ist dies nicht der Fall, riskieren Sie, wichtige Informationen zu übersehen, die Sie gut für die Planung und Priorisierung der anschließenden Maßnahmen brauchen könnten. 

Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, wie die verschiedenen Abteilungen oder Einheiten des Unternehmens denselben Bereich beurteilen.

Beispielsweise haben einige Treiber generell die Tendenz, besser/schlechter als andere bewertet zu werden. Wenn Sie daher eine niedrige Punktzahl in einem Bereich beobachten, sollten Sie unbedingt prüfen, ob der Wert auch verglichen mit anderen Einheiten niedrig ist.

Wenn Ihre Ergebnisse erheblich von den übrigen des Unternehmens abweichen, sollten Sie unbedingt versuchen, zu verstehen, weshalb.

Zusätzlicher Tipp: Bei einer kleinen Einheit, bei der die Ergebnisse auf wenigen Antworten basieren, ist generell Vorsicht geboten. In einer Abteilung mit beispielsweise fünf Mitarbeitenden wird das Ergebnis durch eine einzelne Person wesentlich beeinflusst. Ein Wert bringt somit nicht unbedingt das allgemeine Erlebnis der Mitarbeitenden zum Ausdruck, sondern kann auf einzelnen extremen, individuellen Antworten (sehr positiv/sehr negativ) beruhen.

Sofern möglich, ist es natürlich nützlich, die Ergebnisse mit der vorherigen Umfrage zu vergleichen.

Die jeweiligen Abteilungen mit vorhergehenden Ergebnissen zu vergleichen, ist meistens die aussagekräftigste Vergleichsgrundlage – und in vielen Fällen das, worauf Sie zuerst achten sollten, wenn Sie die Ergebnisse erhalten.
 
Sind die Werte besser oder schlechter?

Weisen die Ergebnisse zusätzlich zu den Erkenntnissen aus Punkt 3 oben erhebliche Veränderungen auf, ist es wichtig, zu prüfen, warum.

Sind es Bereiche, in denen besondere Maßnahmen ergriffen wurden? Wurden Dinge anders gemacht? Gab es Veränderungen bei den externen/internen Rahmenbedingungen?

Für die Beurteilung empfiehlt es sich, die Ergebnisse der verschiedenen Bereiche vergleichend zu betrachten.

Häufig zeichnen die Bereiche im Kontext ein detaillierteres, differenzierteres Bild als bei einem Fokus auf die einzelnen Ergebnisse für sich. In Fällen, in denen mehrere Bereiche systematisch schlecht oder gut abschneiden, ist es naheliegend, zu prüfen, wie diese zusammenhängen.

Hier ein konkretes Beispiel:

Die Ergebnisse aus einer Gefährdungsbeurteilung sind in einer Abteilung beim Punkt „Umsetzungsstärke“ relativ schlecht. Gleichzeitig zeigen sich schlechte Werte bei „Rollenklarheit“ und „zielorientierter Führung“.

Dies deutet darauf hin, dass den Mitarbeitenden die Klarheit in Bezug auf Verantwortlichkeiten und Erwartungen fehlt. Somit fällt es ihnen auch schwer, effizient zu arbeiten und festgelegte Ziele zu erreichen.

Nichts ist genau gleich. Die Mitarbeitenden können ein und dieselbe Situation unterschiedlich erleben und bewerten, deswegen kann dieselbe Frage sehr unterschiedlich beantwortet werden.

Vielleicht steht Anastasia voll auf die veganen Gerichte der Kantine, während Marianne sie wirklich ekelhaft findet, da viel Hummus verwendet wird und sie diesen überhaupt nicht mag.

 Als Menschen haben wir verschiedene Vorlieben und Eigenschaften. Was ein Mensch positiv auffasst, muss deswegen nicht von allen Menschen positiv aufgefasst werden.

Wenn Sie daher das Ergebnis eines Bereichs beurteilen, ist es ein großer Unterschied, ob die Mitarbeitenden in der Bewertung grundsätzlich einig sind oder ob die Bewertung sehr unterschiedlich ausfällt.

Unterschiede und allgemeine Abweichungen sind völlig natürlich.

Aber wenn es große Unterschiede gibt, ist nicht unbedingt ein und dieselbe Maßnahme für die ganze Einheit geeignet. Wenn Sie die veganen Gerichte der Kantine nicht ändern, bleibt Marianne unzufrieden. Ändern Sie sie, riskieren Sie, dass Anastasia unzufrieden ist.

Keine der Maßnahmen ist optimal.

Stattdessen empfiehlt es sich, die Situation mit den jeweiligen Mitarbeitenden zu besprechen.

Wenn Sie die oben angeführten sechs Fragen beachten und zu Ihrer Zufriedenheit beantworten können, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie die Ergebnisse aus Ihrer Zufriedenheitsumfrage oder aus anderen gerade abgeschlossenen Umfragen optimal nutzen.

Aber natürlich ist das nur der Beginn. Die eigentliche Arbeit beginnt jetzt. Es müssen Handlungspläne erstellt, Maßnahmen geplant, Nachbereitungsbesprechungen abgehalten usw. werden.

Wenn Sie Fragen dazu haben, können Sie gerne mich oder meine Kolleg:innen kontaktieren. Gehen Sie einfach direkt auf mein oben angeführtes LinkedIn-Profil. Außerdem können Sie das Xact-Team über unser Kontaktformular auf der Website erreichen.

Und wenn Sie generell mehr Informationen haben möchten, können Sie natürlich gerne unser Wissensuniversum einsehen. Dort erfahren Sie beispielsweise, wie Sie die besten Fragebögen der Welt erstellen wie Sie die besten Fragebögen der Welt erstellen oder (völlig kostenlos) den Nachbereitungszeitplan für die Mitarbeitenden meines Kollegen Flemming Lorenz nutzen.

Sozialwissenschaften ( M.A.) | Soziologie, Politik & Ökonomie (B.A.)

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