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Mitarbeiterbefragungen: Top 3 Überlegungen vor der Befragung

Die Forschung zeigt, dass 90% der Unternehmen in Deutschland Mitarbeiterbefragungen nutzen, um tiefere Einblicke in das Befinden und die Einstellungen ihrer Belegschaft zu gewinnen (Frieg & Hossiep, 2018).
Billede af Ferdinand Wintermantel

Ferdinand Wintermantel

Social Scientist ( M.A.) Sociology, Politics & Economics (B.A.)

Mitarbeiterbefragungen sind in vielen Unternehmen zu einem etablierten Mittel zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sowie zur Verbesserung des Betriebsklimas avanciert.

 

Umfassende Mitarbeiterbefragungen sollten höchstens dreimal jährlich stattfinden und als Basis für die Entwicklung eines nachhaltigen Arbeitsumfelds dienen.

Weitere kürzere Befragungen, auch Pulsbefragungen genannt, können häufiger durchgeführt werden, um einen kontinuierlichen Einblick zu gewähren.

Dieser Artikel beleuchtet drei zentrale Aspekte, die vor jeder Mitarbeiterbefragung berücksichtigt werden sollten. Insbesondere wird diskutiert, welche Inhalte die Fragen abdecken sollten, welche Kriterien bei der Auswahl einer passenden Befragungslösung anzulegen sind und wie die bevorstehende Mitarbeiterbefragung effektiv kommuniziert werden kann. 

Erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen fördern nachhaltiges Wachstum.

Wer als HR-Verantwortliche:r die Voraussetzungen geschaffen hat, dass Mitarbeiterbefragungen als wichtiges Instrument der nachhaltigen Unternehmensentwicklung anerkannt sind hat bereits viel Arbeit geleistet.  

Die Führungsebene ist sich bewusst, dass gut durchgeführte Mitarbeiterbefragungen, begleitet von adäquaten Folgeprozessen, nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, sondern auch ökonomische Vorteile mit sich bringen: 

  • Steigerung der Produktivität 
  • Verringerung der Fehlzeiten 
  • Zunahme der Kundenzufriedenheit 
  • Senkung der Fluktuationsrate 
  • Festigung der Unternehmenskultur 
  • Stärkung des Employer Branding 
  • Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit 
  • Förderung der Innovation 
  • Steigerung der organisatorischen Effizienz

Schon geringfügige Verbesserungen in der Produktivität oder die Bindung einzelner Mitarbeitender:innen sowie Fortschritte in der Kundenzufriedenheit können die Kosten einer Mitarbeiterbefragung mehr als ausgleichen.  

Die Kosten einer Mitarbeiterbefragung setzen sich zusammen aus den Kosten für das Personal, das für die Mitarbeiterbefragung gebunden wird, den Lizenzkosten für Softwarelösungen und gegebenenfalls Beratungskosten. Eine Faustregel ist, dass eine höhere Investition in einen der jeweiligen Kostenpunkte immer zu einer Verringerung der andern zwei Kostenpunkte führen sollte.  

Sobald die Grundlagen für Mitarbeiterbefragungen geschaffen sind, steht ihrer Durchführung nichts im Wege. Im Folgenden finden Sie die Top 3 Überlegungen, die vor einer Mitarbeiterbefragung Beachtung finden sollten. 

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Was kostet eine Mitarbeiterbefragung?

Die Kosten einer Mitarbeiterbefragung setzen sich im Kern zusammen aus: 

  • den Kosten für das Personal, das für die Mitarbeiterbefragung gebunden wird, 
  • gegebenenfalls Beratungskosten und 
  • den Entwicklungs- und Lizenzkosten für Befragungslösungen

Eine Faustregel ist, dass eine höhere Investition in einen der jeweiligen Kostenpunkte immer zu einer Verringerung der andern zwei Kostenpunkte führen sollte.  

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Interne Personalkosten 

Sie schulen Ihre Personabteilung intern, um die Erstellung und Auswertung von Mitarbeiterumfragen zu verbessern. Ihre geschulten Mitarbeiter:innen sind nun in der Lage, die Umfragen eigenständig durchzuführen, was Beratungskosten reduziert, da externe Beratungsdienste nicht notwendig sind.

Externe Beratungskosten  

Sie entscheiden sich dafür, eine externe Beratungsfirma zu beauftragen, die Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Die Beratungsfirma bringt Expertise und erprobte Prozesse mit, was den Zeitaufwand für Ihre eigene Personaleabteilung reduziert.  

Investition in Befragungslösung 

Sie erwerben eine Lizenz für eine Befragungslösung, die die Durchführung von Umfragen durch Automatisierungen und Benutzerfreundlichkeit vereinfacht. 

Die Automatisierungen minimieren den Personalaufwand, da die Software viele Aspekte der Befragung selbst verwaltet und die Notwendigkeit für externe Beratung reduziert, da bereits viele bewährte Verfahren und Benchmark-Daten enthalten sind.  

Kontaktieren Sie uns!

Wir bieten Befragungslösungen und Expertise in der Durchführung authentischer Mitarbeiterbefragungen, die echte Einblicke und nachhaltige Veränderungen in Ihrem Unternehmen schaffen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung, wie unsere Befragungslösungen Ihnen helfen können — wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
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1. Die besten Fragen auswählen

Vor der endgültigen Entscheidung für bestimmte Fragestellungen ist es wichtig, sich den Zweck der Befragung vor Augen zu führen. Basierend auf mehr als zwanzig Jahren Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen in Deutschland und Skandinavien hat Ramboll zwei zentrale Treiber identifiziert, die über verschiedene Fragen gemessen werden und eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung eines nachhaltigen Arbeitsumfelds spielen: 

  • Engagement: Die gezielte Investition von Energie der Mitarbeitenden in die Ziele des Unternehmens spiegelt die Identifikation mit den Werten der Organisation und die aktive Übernahme von Verantwortung zur Förderung des Unternehmenserfolgs wider. 
  • Umsetzung: Hier wird beurteilt, wie sich Engagement in konkreten Ergebnissen niederschlägt – also die Umwandlung von Engagement in messbare Erfolge. 
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Engagement und Umsetzung werden durch eine Reihe an Themenfeldern erfasst und gesteuert

Diese beinhalten beispielsweise:

  • Entwicklung: Die Möglichkeiten für Mitarbeitende, ihre Kompetenzen effektiv einzubringen und Chancen für persönliches und berufliches Wachstum zu nutzen. 
  • Unterstützende Führung: Grad des Feedbacks und Reaktionsfähigkeit von Führungskräften auf die Arbeitsleistung und Innovationsvorschläge der Mitarbeitenden.

Insgesamt ist es wichtig, wissenschaftlich gestützte Fragen zu formulieren, die eine nachhaltige Organisationsentwicklung ermöglichen. Diese sollten kontinuierlich erhoben werden, um eine Vergleichbarkeit im Zeitablauf und mit anderen Unternehmen zu ermöglichen. 

2. Die beste Befragungslösung auswählen

Nach der Festlegung der relevanten Fragestellungen ist die Wahl einer geeigneten Lösung der nächste entscheidende Schritt. Eine effektive Lösung bietet nicht nur die benötigte Software, sondern auch umfassenden und qualifizierten Support. Die ideale Lösung verfügt über wissenschaftlich basierte Fragen (die Engagement und Umsetzung abbilden) und ermöglicht gleichzeitig das Hinzufügen individueller Fragen. 

Folgende Aspekte sind essenziell:
  • Die Lösung muss die Anforderungen der DSGVO erfüllen und die Anonymität der Befragten und die Sicherheit der erhobenen Daten sicherstellen
  • Die Software muss in der Lage sein, Hierarchien abzubilden, um die Ergebnisse Abteilungs- und Teambasiert auszuwerten
  • Die Lösung muss Einblicke in den Rücklauf gewähren und gleichzeitig die Anonymität der Teilnehmenden in der Erhebungs- und Analysephase wahren 
  • Mehrsprachigkeit der Lösung ist erforderlich, um die Befragung an die sprachlichen Bedürfnisse der Belegschaft anzupassen und das Verständnis der Fragen zu erhöhen 
  • Eine benutzerfreundliche Oberfläche vereinfacht die Erstellung, Durchführung und Auswertung der Umfrage deutlich
  • Die Lösung sollte automatisierte Berichterstattung ermöglichen und relevante Handlungsempfehlungen geben

Betrachtet man die Zusammensetzung der Kosten einer Mitarbeiterbefragung, lohnt sich die Investition in eine gute Befragungslösung und senkt die Personal- und Beratungskosten.  


Eine gute Befragungslösung bietet die richtige Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität und enthält zum Beispiel bereits wissenschaftlich fundierte Fragen, lässt aber auch Raum für eigene Fragen. 

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Lösung von Expert:innen entwickelt und gewartet wird und ein gründliches Onboarding sowie einen exzellenten Support beinhaltet. 

3. Die geplante Mitarbeiterbefragung
effizient kommunizieren

Eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung erfordert eine effiziente Kommunikation. 

Stellen Sie sich vor, Sie haben die allgemeinen Voraussetzungen für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen geschaffen und eine Befragungslösung gefunden, diese aber nicht ausreichend kommuniziert. Die Folge ist eine schlechte Rücklaufquote der Umfrage. 

Um die Teilnahmequote für aussagekräftige Ergebnisse und die Akzeptanz der Befragung zu verbessern, ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation unerlässlich. 

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Die Kommunikation sollte folgende Inhalte umfassen:
  • Das Ziel der Befragung: Erläutern Sie den Zweck der Befragung, welche Themen abgedeckt werden und wie die Ergebnisse verwendet werden
  • Die Art der Durchführung: Beschreiben Sie das Format und die Dauer der Befragung sowie die Teilnahmemöglichkeiten
  • Die Anonymität: Heben Sie hervor, wie die Anonymität der Teilnehmenden sichergestellt wird, wer Zugang zu den Daten hat und wie diese geschützt werden 
  • Der Erhebungszeitraum: Teilen Sie den Beginn und das Ende der Befragung mit und informieren Sie über mögliche Erinnerungsmitteilungen
  • Die Folgeprozesse: Informieren Sie darüber, wann und wie die Ergebnisse präsentiert werden und in welchem Rahmen diese in nachfolgende Prozesse einfließen

Auch wenn es nicht möglich sein sollte, alle Punkte abzudecken, ist es entscheidend, dass die Kommunikation die Mitarbeitenden zur Teilnahme ermutigt und ihnen vermittelt, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird und zum Tragen kommt, gerade die Betonung der Anonymität der Befragung ist hierbei ebenfalls von großer Bedeutung. 

Fazit

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, mit der besten Befragungslösung arbeiten, und die geplante Mitarbeiterbefragung effizient kommunizieren, steht einer guten Mitarbeiterbefragung nichts im Wege. Eine Befragung mit geeigneten Folgeprozessen kann zu einer allgemeinen Verbesserung der Gesamtperformance des Unternehmens führen und zu einem nachhaltig erfolgreichen Arbeitsumfeld beitragen. Schöpfen Sie das Potenzial einer authentisch durchgeführten Mitarbeiterbefragung voll aus und sichern Sie die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens nachhaltig. 

Ich hoffe, dieser Artikel gibt Ihnen Inspiration für die erfolgreiche Durchführung Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung. Sollten Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Planung und Umsetzung Ihrer nächsten Umfrage benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich mit mir in Verbindung zu setzen.

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Quellen

Frieg, P., & Hossiep, R. (2018). Mitarbeiterbefragungen – bei den Unternehmen nach wie vor ein etablierter Klassiker. Wirtschaftspsychologie Aktuell, 25(4), 13-16. 

Ferdinand Wintermantel

Social Scientist ( M.A.) | Sociology, Politics & Economics (B.A.)

Consultant

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