Pulsbefragungen für mehr Engagement und Zufriedenheit am Arbeitsplatz

Durch regelmäßige Befragungen können Führungskräfte zeitnah feststellen, ob sich die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden verändert hat, und proaktiv auf Herausforderungen reagieren. Die Integration von Pulsbefragungen in die Arbeitskultur fördert ein gesundes, sicheres und produktives Arbeitsumfeld. Der regelmäßige Austausch über Befragungsergebnisse stärkt zudem die Feedbackkultur.

In Kombination mit jährlichen, umfangreicheren Befragungen entsteht ein gutes Gleichgewicht zwischen detaillierten Einblicken auf Gesamtebene und bereichsorientierten, anlassbezogenen Puls-Checks.

• Regelmäßiges Feedback als fester Bestandteil der Unternehmenskultur

Durch die regelmäßige Beteiligung der Mitarbeitenden und Führungskräfte wird ein nachhaltiger Lernprozess angestoßen. Es wird die Möglichkeit eröffnet, sich auf individueller Ebene, auf Teamebene und auf organisatorischer Ebene weiterzuentwickeln. Die Impulse aus der Befragung können genutzt werden, um über mögliche Maßnahmen ins Gespräch zu kommen und deren Wirksamkeit zu überprüfen.

 

• Schnelles Handeln

Mithilfe von Pulsbefragungen können Unternehmen und Führungskräfte Herausforderungen rasch erkennen und proaktiv statt reaktiv handeln. Auf diese Weise werden Veränderungen und Verbesserungen implementiert, noch bevor Probleme eskalieren oder Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

• Aktive Wertschätzung und mehr Mitarbeiterengagement

Durch die Durchführung von Pulsbefragungen zeigt Ihr Unternehmen eine aktive Wertschätzung für die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden. Wenn Führungskräfte aufrichtig am Wohlbefinden und den Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden interessiert sind, sendet dies ein deutliches Signal aus: Die Mitarbeitenden sind von zentraler Bedeutung für das Unternehmen, und ihre Belange werden ernst genommen.

Die Ergebnisse dieser Befragungen bilden die Grundlage für die Entwicklung eines Handlungsplans. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass auf die Umfragen konkrete Maßnahmen und eine sorgfältige Nachbereitung folgen. Umfragen ohne entsprechende Handlungen können das Gegenteil bewirken und die Motivation der Mitarbeitenden negativ beeinflussen.

 

 

• Veränderungsprozesse strukturiert begleiten

Pulsbefragungen sind ein effizientes Instrument, um Change-Prozesse im Unternehmen strukturiert zu begleiten. Diese Veränderungen beeinflussen nicht nur das Arbeitsklima, sondern auch die individuelle Wahrnehmung der Mitarbeitenden. Daher ist es von essenzieller Bedeutung, die unterschiedlichen Perspektiven regelmäßig zu beleuchten und aktiv darüber zu sprechen, wie die Mitarbeitenden diese Veränderungen erleben. Sie können strukturiert messen, wie sich Veränderungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten auf die Wahrnehmung der Arbeitsbedingungen auswirken und z.B. Ihre Kommunikationsmaßnahmen daran anpassen.

 

• Besondere Themen

Pulsbefragungen widmen sich oft speziellen Themen (z.B. New Work oder Restrukturierungsprozesse), wodurch sie gezielte Einblicke in besondere Herausforderungen oder Maßnahmen ermöglichen. Auf diese Weise erhalten Sie relevante und handlungsorientierte Erkenntnisse, die dazu beitragen, das Engagement gezielt zu fördern.

 

• Mehr Flexibilität

In der Regel erfordert die Planung von Pulsbefragungen, die ausschließlich Informationen über einen einzelnen Bereich oder eine Abteilung sammeln sollen, weniger Aufwand. Diese Umfragen richten sich an eine geringere Anzahl von Mitarbeitenden und die Initiativen müssen nicht für das gesamte Unternehmen konzipiert und umgesetzt werden. Dadurch können solche Umfragen bei Bedarf spontaner durchgeführt und gezielter eingesetzt werden.

• Der Zweck muss klar sein

Bei Pulsbefragungen muss der Zweck klar definiert und kommuniziert werden, um Verwirrung oder Widerstand seitens Mitarbeitenden und Führungskräften zu vermeiden. Es ist entscheidend, dass sie wissen, wozu die Ergebnisse dienen und wie die Nachbereitung erfolgt. Ohne einen klaren Zweck nimmt die Motivation der Mitarbeitenden, an der Befragung teilzunehmen, ab. Eine begleitende Kommunikation ist daher unerlässlich.

• Zu viele Befragungen in zu kurzer Zeit

Es ist entscheidend zu ermitteln, wie oft Pulsbefragungen durchgeführt werden sollten. Zu häufige Befragungen können zu einer Überlastung an Informationen führen, wodurch die Daten nicht sorgfältig behandelt werden können. Daher sollten Sie die Häufigkeit an Ihre Unternehmenskultur und an die Kapazitäten zur Verarbeitung von Feedback anpassen. Zudem ist es wichtig, stets die Rücklaufquote im Blick zu behalten. Sinkt diese unter ein bestimmtes Niveau, kann dies zu nur begrenzt aussagekräftigen Ergebnissen führen.

 

• Eine gute Nachbereitung

Pulsbefragungen sollten nicht nur als Informationsquelle betrachtet werden. Die Ergebnisse müssen zu konkreten Handlungen und Entscheidungen führen. Vernachlässigt man die Nachbereitung, besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende die Umfragen als wenig wirkungsvoll empfinden und unzufrieden werden. Es ist wichtig, Führungskräfte bei der Nachbereitung zu unterstützen, da oft unklar ist, wer für die darauffolgenden Maßnahmen verantwortlich ist. Es sollte am besten schon vor der Befragung klar sein, wie mit den Ergebnissen weitergearbeitet wird.

 

• Wirkungsvolle Fragen stellen

Pulsbefragungen sollten eine ausgewogene Mischung aus Ergebniszielen (wie Engagement, Wohlbefinden oder Bereitschaft zur Weiterempfehlung) und handlungsorientierten Fragen (die auf Engagement ausgerichteten Themen) bieten. Wenn ausschließlich Fragen zu den Ergebniszielen gestellt werden, fehlen Informationen darüber, warum sich Mitarbeitende engagieren oder nicht. Dies erschwert die Umsetzung von gezielten Maßnahmen. Jeder Befragung sollte deshalb ein fundiertes Wirkmodell zugrunde gelegt werden, das mit guten Fragen operationalisiert, also messbar gemacht wird.

• Angemessene Länge

Achten Sie darauf, dass die Fragebögen nicht zu kurz und nicht zu lang sind.

Die Befragung sollte genügend Informationen bieten, damit Sie gut auf die Ergebnisse reagieren können. Ein gut durchdachter strategischer Ansatz für Pulsbefragungen ist entscheidend, um sie effektiv in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

Pulsbefragungen zum Unternehmen:

Pulsbefragungen im Unternehmen dienen dazu, regelmäßig das Wohlbefinden, Engagement und weitere strategische Aspekte innerhalb der gesamten Belegschaft zu erfassen. Die gewonnenen Erkenntnisse sind von großer Bedeutung für die Personalabteilung, die Unternehmensleitung und die einzelnen Abteilungsleitungen. Diese Unternehmens-Pulsbefragungen sind oft Teil einer umfassenden Strategie, bei der im Voraus die Frequenz und Inhalte der Befragungen für das gesamte Unternehmen festgelegt wird.

Pulsbefragungen zum Team:

Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Pulsbefragungen im Team auf einen spezifischen Bereich, sei es ein Team, eine Abteilung oder einen bestimmten Unternehmensbereich. Hier stehen Themen im Vordergrund, die das Team selbst beeinflussen kann. Alternativ können diese Befragungen dazu dienen, frühere Ergebnisse und Handlungspläne zu überprüfen und Veränderungen sichtbar zu machen. Da Pulsbefragungen zum Team eine geringere Anzahl von Mitarbeitenden betreffen und keine unternehmensweiten Initiativen erfordern, können sie flexibler und spontaner durchgeführt werden.

Es geht bei Pulsbefragungen nicht nur darum, wie oft Sie diese durchführen, sondern vielmehr darum, wie Sie einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden schaffen. Natürlich bieten häufige Umfragen auch ihre Vorteile: Sie ermöglichen eine schnelle Reaktion auf Herausforderungen und die zeitnahe Umsetzung von Entscheidungen.

Jedoch ist es entscheidend, ausreichend Zeit zur Verfügung zu haben, um auf die Ergebnisse der Umfragen zu reagieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Letztendlich geht es darum, positive Veränderungen zu bewirken, und dafür sind Reflexion, Einbindung und Verhaltensänderungen unerlässlich. Diese erfordern Zeit und Ressourcen. Wir glauben fest daran, dass ein klarer Plan erforderlich ist, um die Daten aus Pulsbefragungen sinnvoll zu nutzen und informierte Entscheidungen zu treffen sowie Verbesserungen zu implementieren. Aus diesem Grund halten wir es für sinnvoller, Pulsbefragungen weniger häufig durchzuführen. Dadurch bleibt mehr Zeit, um auf die Ergebnisse zu reagieren, bevor eine neue Umfrage gestartet wird. Eine ausführlichere Nachbereitung bietet die Möglichkeit, das Feedback nicht nur zu sammeln, sondern auch aktiv für positive Veränderungen im Arbeitsklima und Mitarbeiterengagement zu nutzen.

 

Letztlich geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen der Häufigkeit von Umfragen und den daraus resultierenden Handlungen zu finden. Pulsbefragungen können eine wertvolle Ressource für Unternehmen sein, doch es ist entscheidend, wie die gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um das Unternehmen und seine Mitarbeitenden zu verbessern.

Bei Rambøll streben wir genau dieses Gleichgewicht an. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass Pulsbefragungen nicht einfach Teil der Routine sind, sondern tatsächlich positive Veränderungen bewirken und wir gemeinsam mit Ihrem Unternehmen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Damit Puls-Umfragen erfolgreich sind, müssen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende in den Prozess einbezogen werden.

Dazu gehören zwei wichtige Aspekte:

Für Führungskräfte ist es entscheidend, dass sie ein benutzerfreundliches System nutzen können, das leicht verständlich und einfach anwendbar ist. Eine intuitive Plattform und klare Regeln für die Interpretation der Daten sind unerlässlich, damit sie relevante Erkenntnisse gewinnen und proaktiv darauf reagieren können.

Darüber hinaus sollte der Zweck der Pulsbefragungen klar kommuniziert werden. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen verstehen, warum diese Umfragen durchgeführt werden und wie sie zu den übergeordneten Unternehmenszielen und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden beitragen. Diese klare Kommunikation ist Ausdruck von Wertschätzung und fördert das Engagements für das gemeinsame Ziel innerhalb des Unternehmens.

Beim Fragebogen selbst ist es wichtig, die optimale Länge zu finden. Auf der einen Seite müssen die Fragebögen so ausführlich sein, dass zuverlässige und zweckdienliche Daten gesammelt werden können, auf der anderen Seite aber dürfen sie nicht zu lang sein, da dies dazu führen kann, dass die Mitarbeitenden der Beantwortung überdrüssig werden und die Rücklaufquote niedriger ausfällt.  
 
Daher ist es entscheidend, die Fragen sorgfältig auszuwählen und sicherzustellen, dass diese die wichtigsten Bereiche abdecken, in denen sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen profitieren können. Gelingt dies, können notwendige Erkenntnisse für Maßnahmen gewonnen werden, ohne die Teilnehmenden der Umfrage zu stark zu beanspruchen. 

Wir unterstützen Sie sowohl mit Standardlösungen als auch mit maßgeschneiderten Umfrage-Systemen, die von erfahrenen Psycholog:innen und HR-Expert:innen entwickelt wurden. Beide Optionen bieten eine benutzerfreundliche Berichterstellung, die einfach und schnell implementiert werden kann. Darüber hinaus können unsere Lösungen individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden und beispielsweise nahtlos in größere jährliche Mitarbeiterumfragen integriert werden.

Vor Beginn der Befragungen legen wir gemeinsam mit Ihnen den genauen Zweck der Befragung fest, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Mit Xact by Rambøll haben Sie Zugang zu erfahrenen Berater:innen, die Ihnen während des gesamten Implementierungsprozesses unterstützend zur Seite stehen. Darüber hinaus bieten wir kontinuierlichen Support für zusätzliche Analysen, Schulungen und Tools an, um sicherzustellen, dass Ihre Pulsbefragungen erfolgreich und effektiv durchgeführt werden.

Business Psychologist (cand.psych)

Consultant

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