Welche Faktoren den Erfolg von Befragungen beeinflussen

Damit ein Befragungsprojekt breite Akzeptanz findet, ist die frühe Einbindung von Personalrat, Interessensvertretungen und Beauftragten (z.B. Datenschutz oder Informationssicherheit) in Form einer heterogenen Projektgruppe besonders wirkungsvoll. Werden die verschiedenen Interessen und Gedanken von Anfang an eingeholt, kann das Kernteam diese im weiteren Projektverlauf, z.B. im Rahmen der Fragebogenentwicklung, berücksichtigen. Der Entwicklungsprozess des Fragebogens kann etwa von Beginn an so gestaltet werden, dass dieser in der entscheidenden Abstimmungsschleife auch in der erweiterten Projektgruppe auf breite Akzeptanz und Zustimmung trifft. Hierdurch können Verzögerungen im Projektzeitplan, ausgelöst z.B. durch eine fehlende Zustimmung des Personalrats oder anderer Interessensvertretungen, vorgebeugt werden.

Von hoher Bedeutung ist dieser Punkt ebenfalls bei Vorliegen von dezentralen Strukturen. Hieraus ergibt sich zuweilen die Herausforderung, dass trotz dezentraler Strukturen ein gemeinsames und übergeordnetes Vorgehen in allen Projektphasen gefunden wird. Daher empfiehlt es sich, klare Verantwortlichkeiten in den dezentralen Abteilungen zu formulieren und einheitliche Standards zu entwickeln. Dies betrifft etwa die Ausgestaltung des Kommunikationskonzepts oder die spätere Ergebnisrückmeldung. Ziel ist es, ein aktives Einbinden der einzelnen Standorte oder Abteilungen zu signalisieren und gleichzeitig einen gemeinsamen Standard in Qualität und Vorgehen zu verfolgen.

Je nach personeller Struktur und Anzahl der Beschäftigten im Haus kann schnell der Überblick verloren gehen, wenn viele Beschäftigte am Befragungsprozess sowie dem Folgeprozess beteiligt werden sollen. Deshalb erleben wir klare Aufstellungen zu (internen) Aufwänden für alle Beteiligten als große Hilfe. Dadurch werden einerseits Überraschungen bei der Auslastung vermieden und andererseits die Aufwände für alle Beteiligten plan- und kalkulierbar.

Ein tendenziell unterschätzter Faktor für den Erfolg einer Befragung sowie einen angestrebten Folgeprozess liegt in der frühzeitigen Kommunikation der Themen Datenschutz und Ergebniseinsicht.

Die Beschäftigten sollten vor der eigentlichen Befragung umfassend darüber informiert werden, welche Organisationseinheiten oder einzelne Personen die Ergebnisse später einsehen können und wie diese verwendet werden. Ebenso sollte das Auswertungs- und Anonymitätskonzept klar definiert werden. Eine bestehende Unsicherheit hinsichtlich dieser Aspekte, kann zu einem geringen Rücklauf und einem verzerrten Antwortverhalten führen. Ziel sollte es daher sein, das Vertrauen in die Befragung bei den Beschäftigten durch eine umfassende Information und Kommunikation zu fördern. Dieses Vertrauen ist die Grundlage dafür, qualitativ hochwertige, objektiv belastbare Daten zu erhalten, die zu einem zielgerichteten Folgeprozess führen.

Es zeigt sich, dass die Qualität der Informationen und Kommunikationsformate zu Beginn eines Befragungsprojekts nicht nur die Befragung selbst maßgeblich beeinflusst. Sie wirkt sich auch auf die Durchführung eines anschließenden Folgeprozesses aus, dessen Erfolg ebenso von dem Vertrauen und der Akzeptanz der Beschäftigten abhängt. Daher empfiehlt es sich, bereits vor der Durchführung der Befragung festzulegen, was mit den Ergebnissen passieren wird, wie diese für einen konkreten Folgeprozess genutzt werden sollen und diese Informationen mit den Beschäftigten zu teilen. Hierzu eignen sich koordinierte Informationsveranstaltungen besonders gut, um sowohl aufklärend und motivierend einzuwirken als auch Bedenken der Beschäftigten im Vorfeld auszuräumen.

Einer hohen Beteiligung bei einer Befragung folgt nicht zwangsläufig ein erfolgreicher Folgeprozess. Sind die Inhalte der Befragung zu unkonkret formuliert, kann dies die Ableitung von konkreten Maßnahmen sehr schwer machen. Deshalb ist es ratsam, bereits bei der Fragebogengestaltung einen entsprechenden Fokus auf die Formulierung von konkreten Fragen und Aussagen zu legen. Beschäftigte können so intuitiv einen konkreten Bezug zur Arbeitsrealität herstellen und die daraus resultierenden Rückmeldungen können zu praxisbezogenen Maßnahmenableitungen für einen zielgerichteten Folgeprozess genutzt werden.

Zielgerichtet heißt dabei auch schon frühzeitig zu entscheiden, ob der Fragebogen auf Spezifika bestimmter Beschäftigtengruppen im Haus eingehen soll (wie z.B. Beschäftigte ohne Online-Zugang, Schichtarbeit, Tätigkeitsbereiche). Ein Mittelmaß aus standardisierten Fragen, die interne wie externe Vergleichsmöglichkeiten bieten, und speziell zugeschnitten Fragen für verschiedene Beschäftigtengruppen im Haus, die sehr konkrete Ableitungen ermöglichen, erleben wir als zuverlässigen Erfolgsgarant.

Erfolgreiche Folgeprozesse können wir vor allem dann beobachten, wenn die aktive Einbindung der Beschäftigten gegeben ist. Aus unserer systemischen Haltung heraus werten wir das partizipative Vorgehen als besonders wirksam, d.h. wenn sich Beschäftigte im Haus mit den Befragungsinhalten aktiv auseinandersetzen und diese mit den Führungskräften hierarchieübergreifend thematisieren können. In der gemeinschaftlichen Diskussion der Befragungsinhalte und der Ableitung von Maßnahmen entstehen häufig nachhaltige Lösungen, die von der großen Mehrheit im Haus angenommen werden. Darüber hinaus werden damit die Eigeninitiative und das Vertrauen in die Beschäftigten weiter gefördert.