Guide: So erstellen Sie optimale Puls Checks

So erstellen Sie optimale Puls-Umfragen.

Andreas Barfoed-Høj

Haben auch Sie sich entschieden, Puls-Umfragen in Ihrem Unternehmen zu implementieren?

Nachstehend begleiten wir Sie durch die wichtigsten Schritte auf Ihrem Weg zur Implementierung von Puls-Umfragen. Damit auch Sie ein Arbeitsklima schaffen können, in dem Ihre Mitarbeitenden sich wohlfühlen.

Zuerst müssen Sie klar definieren, warum Sie Puls-Umfragen durchführen möchten. Möchten Sie Stressfaktoren identifizieren? Das Arbeitsklima verbessern? Das Engagement der Mitarbeitenden verbessern? Ein klares Ziel ist für den gesamten Prozess ausschlaggebend. Ein konkreter Zweck kann sich auch aus den Ergebnissen Ihrer letzten Gefährdungsbeurteilung oder Zufriedenheitsumfrage ableiten.

Entscheiden Sie sich für eine Plattform

Bei der Wahl einer Plattform für Ihre Puls-Umfragen sollten Sie sich mit PeopleXact vertraut machen, einer maßgeschneiderten Plattform für Puls-Umfragen.

Sie erhalten eine benutzerfreundliche Schnittstelle, handlungsorientierte Berichte und können sowohl interne als auch externe Benchmarks zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden nutzen.

Diese Plattform entspricht den Sicherheitsanforderungen des Datenschutzgesetzes zu 100 %. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Puls-Umfrage erstellen. 

Wer soll sie beantworten?

Beispielsweise können Umfragen von allen Abteilungen des Unternehmens zu vorab definierten Zeitpunkten im Laufe des Jahres beantwortet werden. Sie können aber auch je nach Bedarf eingesetzt werden, wenn einzelne Abteilungen oder das gesamte Unternehmen bei einigen Punkten nachhaken möchten.

Zudem können Sie in einzelnen Abteilungen oder Bereichen häufiger Puls-Umfragen als im restlichen Unternehmen durchführen. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn in Teilen des Unternehmens ein besonderer Fokusbereich relevant ist oder in diesen Teilen häufigere Umfragen üblich sind.

Rambøll unterscheidet zwischen Puls-Umfragen für Teams und Unternehmen:

Mit Puls-Umfragen für Unternehmen ermitteln Sie regelmäßig das Wohlergehen und Engagement der Mitarbeitenden sowie weitere strategische Bereiche innerhalb des gesamten Unternehmens. Die Ergebnisse sind sowohl für die Personalabteilung als auch für die Unternehmensleitung und die einzelnen Abteilungsleiter:innen wichtig. Puls-Umfragen zum Unternehmen sind meist Teil einer größeren Umfragestrategie, bei der die Häufigkeit der Umfragen für das gesamte Unternehmen vorab festgelegt wurde.

Eine Puls-Umfrage für Teams betrifft ein bestimmtes Team, eine Abteilung oder einen Bereich im Unternehmen. Bei dieser geht es um Punkte, die das Team selbst beeinflussen kann. Oder man möchte in Zusammenhang mit früheren Ergebnissen und Handlungsplänen nachhaken. Für die Puls-Umfragen zum Team ist keine so ausführliche Planung notwendig, da die Umfrage weniger Mitarbeitende betrifft und keine Initiativen für das gesamte Unternehmen notwendig sind. Diese Umfragen können daher je nach Bedarf auch spontaner stattfinden.

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Häufigkeit planen

Entscheiden Sie sich, wie oft Sie Puls-Umfragen durchführen möchten. Dabei hängt die Häufigkeit vom Bedarf des Unternehmens und der Möglichkeit, aufgrund der Ergebnisse Maßnahmen zu ergreifen, ab.  

Führen Sie Umfragen nicht so oft durch, dass keine Zeit zum Handeln bleibt. Nicht die Häufigkeit der Umfragen führt dazu, dass Mitarbeitende der Umfragen überdrüssig werden. Vielmehr sind hierfür fehlende Maßnahmen nach den Umfragen schuld.

Wir empfehlen Ihnen, anfangs weniger häufig Umfragen durchzuführen und im Laufe der Zeit die Frequenz zu erhöhen, wenn das Unternehmen nach und nach lernt, mit häufigeren Umfragen umzugehen. Einen guten Ausgangspunkt bieten Umfragen 2 bis 4mal jährlich, wobei eine dieser vier Umfragen eine detaillierte Engagementumfrage, die wir auch Baseline-Umfrage nennen, sein sollte.

Im Laufe des Jahres können Sie die ermittelte Baseline mit 1 bis 3 Puls-Umfragen ergänzen – beispielsweise einmal pro Quartal oder Halbjahr. Mit einem solchen System können Puls-Umfragen auch zur Nachbereitung in jenen Fokusbereichen eingesetzt werden, die bei der Ermittlung der Baseline als solche identifiziert worden sind. Sie setzen in den Bereichen an, in denen es noch Herausforderungen gibt.

Entwurf des Fragebogens

Bei der Erstellung des Fragebogens sollten Sie sich auf jene Bereiche konzentrieren, die Sie beleuchten möchten.

Dabei sollten Sie sowohl Fragen zu den Zielen, die Sie erreichen möchten (Engagement, Wohlergehen), als auch zu den Bereichen, die wichtig zur Förderung von Engagement und Wohlergehen sind, stellen.

Werden nur Fragen zu den Ergebniszielen gestellt, erhält man keine Informationen darüber, warum sich Mitarbeitende engagieren oder nicht engagieren. Es ist dann schwierig, Maßnahmen zu ergreifen.

Möchten auch Sie Puls-Umfragen einsetzen?

Mit PeopleXact können Sie ein Personalwerkzeug für Puls-Umfragen nutzen. Zudem erhalten Sie einen konkreten und handlungsorientierten Bericht, mit dem Sie die gewonnenen Erkenntnisse ganz einfach für Maßnahmen heranziehen können, die zu einem besseren Wohlergehen der Mitarbeitenden, mehr Entwicklung und besseren Ergebnissen führen.  

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf

Anonymität garantieren

Es ist wichtig, dass Mitarbeitende sich sicher fühlen und ehrlich antworten. Vergewissern Sie sich, dass die Anonymität garantiert ist. So erhalten Sie authentische Antworten und Daten. Indem Sie PeopleXact nutzen, ist die Vertraulichkeit für alle Mitarbeitende der Umfrage garantiert.

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Handlungspläne implementieren

Die Sammlung von Daten ist nur ein Teil des Prozesses. Den gesammelten Daten müssen Handlungspläne folgen.

Analysieren Sie die Ergebnisse und identifizieren Sie Tendenzen und Bereiche, in denen Verbesserungen notwendig sind. Passen Sie anschließend Ihre Strategien und Handlungspläne für mehr Wohlbefinden an. Falls nötig, können Sie natürlich auch neue Handlungspläne erstellen.

Besprechen Sie die Ergebnisse

Teilen Sie die Ergebnisse der Puls-Umfrage mit den Mitarbeitenden.

Lassen Sie sie wissen, welche Bereiche aufgefallen sind und wo das Unternehmen Maßnahmen zur Verbesserung plant.

Nachbereitung

Nachdem die Änderungen implementiert worden sind, sollten Sie mit weiteren Puls-Umfragen nachhaken.

Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob die Veränderungen den gewünschten Erfolg haben.

Anpassen und entwickeln

Nutzen Sie die Ergebnisse der Puls-Umfragen dazu, Strategien anzupassen und zu entwickeln, mit denen das Wohlbefinden der Mitarbeitenden laufend verbessert werden kann.

Lernen Sie von früheren Umfragen und optimieren Sie die Strategien für bessere Ergebnisse laufend.

Dialog weiterführen

Puls-Umfragen können dazu dienen, einen Dialog mit den Mitarbeitenden über ihr Wohlbefinden anzustoßen. Diesen Dialog sollten Sie bei regelmäßigen Besprechungen und durch offene Kommunikation weiterführen. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeitenden stets Gehör finden.

Für die Einführung von Puls-Umfragen sind Engagement und die Bereitschaft, die Sichtweise der Mitarbeitenden zu erfahren, notwendig. Indem Sie die oben angeführten Schritte beachten, sind Sie auf dem richtigen Weg, hin zu einem Arbeitsplatz, an dem das Wohlbefinden im Mittelpunkt steht und positive Veränderungen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen stattfinden.

Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Implementierung von Puls-Umfragen?

Wir bieten sowohl Standardlösungen als auch maßgeschneiderte Umfrage-Systeme, die von führenden Personalfachkräften entwickelt worden sind. Zu beiden gehört eine benutzerfreundliche Berichterstellung, die ganz einfach und rasch implementiert werden kann. Die Lösung kann an Ihr Unternehmen angepasst und beispielsweise mit größeren jährlichen Mitarbeiterumfragen kombiniert werden.

Vor den Umfragen definieren wir den Zweck der Umfrage, um so die für Ihr Unternehmen optimale Lösung wählen zu können.

Mit Xact by Rambøll stehen Ihnen erfahrene Berater:innen zur Seite, damit auch Ihre Implementierung reibungslos ablaufen kann. Sie bieten Ihnen außerdem laufend Support für zusätzliche Analysen, Schulungen und Werkzeuge.

Andreas Barfoed-Høj

Business Psychologist (cand.psych)

Consultant

Xact By Rambøll

M +45 51 61 20 41

anbh@ramboll.com

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