Wie erstelle ich einen guten Bericht?

Morten Holm Therkildsen

Account Manager, Surveyexperte

In SurveyXact haben Sie die Möglichkeit professionelle Analysen und Berichte zu erstellen. Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps dazu zusammengestellt - erfahren Sie hier, wie Sie aufschlussreiche Berichte erstellen können.

Aufgabe und Zielgruppe

Bevor Sie mit der Erstellung eines Berichts beginnen, sollten Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, wer den Bericht lesen und nutzen wird und welchem Zweck dieser dient

Schließlich liegt jedem Bericht ein Bedarf zu Grunde. Was ein Bericht enthalten und wie er gestaltet sein sollte, hängt von drei Aspekten ab:

Zielgruppe des Berichts

Wie viele Personen werden den Bericht erhalten? Handelt es sich um die Geschäftsleitung oder eher um Personen mit operativem Schwerpunkt? Für eine kleine Gruppe Personen, deren Vorkenntnisse Ihnen bekannt sind, eignet sich womöglich ein detaillierter und fachspezifischer Bericht. Für ein breiteres Publikum dagegen eher ein Bericht mit weniger Details, damit die Inhalte auch von Personen mit wenig Fachkenntnissen akzeptiert werden.

Zweck des Berichst

Legen Sie fest, welche Einblicke Sie mit dem Bericht gewinnen möchten. Benötigen Sie strategische Einblicke oder Werkzeuge, um lokale Veränderungen voranzutreiben oder doch eher ein Nachschlagewerk?

Vorkenntnisse der Zielgruppe

Wie schätzen Sie das vorhandene Wissen der Personen ein, die den Bericht erhalten? Gibt es Vorkenntnisse über den Umgang mit Umfrageergebnissen und Statistik, oder besteht an der Stelle Nachholbedarf? Wie vertraut ist die Zielgruppe mit den Inhalten des Berichts bzw. besteht ein Bedarf an weiterführenden Hintergrundinformationen?

Format

Bevor mit der Berichterstellung begonnen wird, stellt sich häufig die Frage über das geeignete Format.

In SurveyXact gibt es zwei verschiedene Formate zur Berichterstellung - einen klassischen Bericht oder ein Dashboard.

Technisch gesehen weisen beide Formate Ähnlichkeiten auf, da beide mehrere identische Elemente enthalten und laufend die aktuellsten Daten aus der jeweiligen Umfrage abrufen. Daher ist für die meisten Personen bzw. Nutzer:innen lediglich die persönliche Präferenz entscheidend bei der Wahl des Formats. Dabei sollten dennoch zwei relevante Unterschiede berücksichtigt werden. Diese betreffen die Funktionalität und die Benutzeroberfläche:

Der klassische Bericht eignet sich am besten:

zur Abbildung von Ergebnissen in einer Storyline,
um den Nutzer:innen die Notwendigkeit, Entscheidungen zu treffen, abzunehmen,
zum Ausdrucken oder Exportieren in andere Formate (PDF, Word, PPT, usw.),
um abgeschlossene Erhebungen zu dokumentieren.

Das Dashboard eignet sich am besten:

als Übersicht oder Nachschlagewerk,
um den Nutzer:innen, die Möglichkeit zu geben, selbst Entscheidungen zu treffen (z.B. bzgl. Filter oder Navigation),
um Ergebnisse online einzusehen und zu nutzen,
bei laufenden Erhebungen, wo Ergebnisse laufend aktualisiert werden.

Legen Sie den Fokus auf die Darstellung der relevantesten und aussagekräftigsten Ergebnisse

Unsere Empfehlung für Ihren Bericht: Vermeiden Sie die Leserschaft mit zu vielen und detaillierten Daten zu überfordern. Ohne den Fokus auf die relevantesten Ergebnisse zu setzen übersehen die Leser:innen bei einer Flut von Daten schnell die spannendsten und wichtigsten Informationen.

Da Ergebnisse aus Umfragen meistens auf viele verschiedene Arten und mit unterschiedlichem Detailgrad präsentiert werden können, stellen Sie sich direkt am Anfang die Frage, auf welcher Detailebene die Daten am besten dargestellt werden.

Ein guter Bericht wird von den Leser:innen auf anhieb verstanden. Deswegen sollten Sie Ihr Publikum nicht mit zu vielen Details überfordern. Das Motto „Je mehr desto besser“ trifft auf die Menge der dargestellten Details meistens nicht zu. Die Detailtiefe der Ergebnisse sollte daher immer situationsabhängig abgewogen werden.

Häufigkeit vs. Durchschnitt

Im Zuge der Berichterstellung stellt sich oft die Frage, wie die Ergebnisse von skalenbasierten Fragen dargestellt werden. Bei skalenbasierten Fragen wird auf einer 5er-Skala z.B. die Zustimmung (1 = stimme nicht zu, 5 = stimme voll zu), Zufriedenheit (1 = sehr unzufrieden, 5 = sehr zufrieden) oder die Wichtigkeit (1 = nicht wichtig, 5 = sehr wichtig) abgefragt.

Wenn Sie die Prozentsätze für alle fünf Antwortkategorien angeben, spricht man von einer Häufigkeitsverteilung. Wenn Sie stattdessen einen Durchschnittswert angeben, spricht man von einem Durchschnitt. Hier reduzieren Sie die Anzahl der Zahlen von 5 auf 1. Das Gleiche gilt, wenn Sie den Wert als Indexzahl von 0 bis 100 oder nur den Anteil der Befragten angeben, die z.B. 4 und 5 (in der Regel die beiden positivsten Antwortmöglichkeiten) angegeben haben.

Welche Darstellung sich am besten eignet, ist immer situationsabhängig. Als Faustregel gilt jedoch, dass Sie bei der Darstellung von Unterschieden zwischen mehreren Gruppen im Allgemeinen die Detailtiefe reduzieren sollten. Das Ziel der Aufschlüsselung ist es, Unterschiede und Muster zwischen den Gruppen der Befragten aufzuzeigen und leicht erkennbar darzustellen.

Denken Sie an den Grundsatz der Datenminimierung!

Grundsätzlich muss bei Umfragen der Datenschutz gewahrt sein. Die DSGVO besagt, dass die über die Teilnehmer:innen erhobenen Daten notwendig für die Erfüllung des Umfrageziels sein müssen. Vermeiden Sie daher „nice to know“-Fragen und fokussieren Sie sich auf „need to know“-Fragen.

Eine klare und logische Struktur

Ein glaubwürdiger Bericht ist immer professionell und strukturiert gestaltet. Was eine sinnvolle Struktur und Gliederung angeht, ist situationsabhängig und kann an die Zielgruppe und den Zweck des Berichts angepasst werden:

Strategische Erkenntnisse?
Ein Werkzeug, um konkrete Änderungen voranzutreiben?
Ein Nachschlagewerk?
Basiert der Fragebogen auf einem bestimmten Modell?
Was gehört in den Hauptteil, was dient nur zur Information?

In SurveyXact gibt es nützliche und hilfreiche Werkzeuge, um eine gute Struktur zu erstellen: Inhaltsverzeichnis, Überschriften, Seitenzahlen und Seitenumbrüche.

Layout und Design

Setzen Sie auf eine grafische statt verbale Darstellung! Der Mensch neigt dazu Ideen und Gedanken visuell viel schneller zu organisieren.

Zu berücksichtigen bei der visuellen Gestaltung:

Texte werden von links nach rechts und von oben nach unten gelesen
Durchgehend einheitliche Gestaltung
Schriftart und Schriftgröße
Positionierung von Elementen
Verwendung von Farben
Kontrollieren Sie die Lesbarkeit jeder Abbildung, Seite sowie des gesamten Berichts/Dashboards

Wann sollten Sie welche Farben verwenden?

Berücksichtigen Sie diese Grundsätze:

Wenn es sich um dieselbe Art von Daten handelt – verwenden Sie eine Farbe für alle Spalten und alle Abbildungen derselben Art.
Wenn Sie Farben verwenden, um verschiedene Arten von Daten darzustellen, seien Sie konsequent.
Wenn Blau für 2023 und Gelb für 2022 steht, sollte dies auch im gesamten Bericht so sein.
Stellen Sie sicher, dass der Farbkontrast zwischen den Kategorien deutlich genug ist.

Morten Holm Therkildsen

Surveyexperte

Account Manager

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