Frühzeitig, bedarfsgerecht und kontinuierlich informieren
Frühzeitige Informationen über den Ablauf der Befragung und den anschließenden Folgeprozess machen das Projekt vorhersehbar. Zudem können detaillierte Informationen zum Datenschutz und zur Anonymität der Befragung dazu beitragen, dass das Vertrauen in die Befragung steigt. Auch die Benennung von Ansprechpartner*innen und das Einbinden von Leitungspersonen sowie relevanter Stakeholder (z.B. Personalrat, Datenschutzbeauftragte, etc.) ist zu empfehlen. All diese Aspekte wirken sich positiv auf die allgemeine Akzeptanz und Teilnahmebereitschaft der Beschäftigten aus. Um die Akzeptanz der Befragung über die Teilnahme an der Befragung hinaus aufrechtzuerhalten, sollten Informationen über die Ergebnisse und den Folgeprozess kontinuierlich und adressatengerecht aufbereitet und kommuniziert werden.
In die Planung eines umfassenden Kommunikationsprozesses sollten verschiedene Überlegungen einfließen. Zunächst gilt es, Aspekte der allgemeinen Kommunikationsstrategie des Unternehmens zu beachten: Gibt es z.B. Leitlinien? Welche Formate werden üblicherweise genutzt? Es folgen Überlegungen zur adressatengerechten Ansprache: Wie sollten die Beschäftigten angesprochen werden? Gibt es unterschiedliche Bedarfe? Und schließlich beeinflusst auch die jeweilige Phase des Befragungsprojektes die Art der Kommunikation.
Dabei lassen sich verschiedene Kommunikationsformate und -wege nutzen, um die Beschäftigten in den verschiedenen Projektphasen mit allen relevanten Informationen zu versorgen. Denn es empfiehlt sich, nicht nur die Befragungsphase selbst durch eine stetige und umfassende Kommunikation zu begleiten. Auch die Kommunikation der Ergebnisse und der geplanten Folgeprozesse wirkt sich maßgeblich auf das Gesamterleben der Befragung aus. Dabei können Fragen nach dem „warum“, „was“ und „wie“ beantwortet werden.